La Communication unifié

la communication unifieLe terme de « Communications unifié » se retrouve dans les industries des télécommunications et de la bureautique.

C’est un ensemble de services pour les professionnels dans les entreprises qui permet d’intégrer en autre des outils de travail collaboratif, des moyens de communications ainsi que de créer un environnement informatique comme par exemple les agendas en ligne.

 

Une interface unique pour un accès aux services :

L’individu va pouvoir accéder aux services grâce à une interface ludique, conviviale et simple. Il va y retrouver des icones comme par exemple Microsoft Outlook. Mais il peut aussi exister un système de « portail web », accessible grâce au navigateur ou avec un logiciel qui peuvent être utilisé sur les appareils mobiles.

 

Les usages au quotidien :

Les fonctions vont varier suivant le fournisseur. Mais dans la majorité des cas, l’utilisateur va pouvoir effectuer les tâches suivantes :

  • Communiquer via les mails
  • Gérer son agenda et ses contacts
  • Mettre en place une communication vocale, voir Visio.
  • Pouvoir gérer ses appels : soit renvoyer l’appel sur un fixe soit sur cet appareil mobile suivant des règles que l’utilisateur aura fixé.
  • Préparer des réunions, envoyer les invitations…
  • Transférer les documents qu’il reçoit par fax ou par messages vocaux.

Prendre en compte « les nomades » :

Comme nous l’avons vu plus haut, l’accès à ces services se fait par l’ordinateur du bureau qui va être en relation avec la ligne fixe. Mais on peut retrouver ces services sur des appareils portables comme le téléphone, le Smartphone, la tablette via le Wifi.

 

La génération « Y » :

Ce terme désigne les personnes nées dans les années 1970 jusque dans les années 1990. La génération précédente porte le nom de « génération X ». Mais il existe d’autres noms pour les qualifier : « net génération », « digital natives » ou encore « enfants du millénaire ». Leurs parents sont nommés par le terme : « baby boomers ».

Aujourd’hui se sont des cadres juniors ou encore de jeunes actifs qui trouvent du travail grâce aux sites internet qui proposent des emplois et à l’envoi de leur CV via internet. Ils ont grandit avec ces sites de communications et les utilisent plus ou moins bien.

Il est bien évident que ceux qui ont compris, c’est-à-dire les acteurs économiques, vont créer leurs outils de communications dédiés aux outils de partage d’informations et au collaboratif (TWP…).

 

Mise en œuvre :

  • Serveur en mode ESP ou dédié : il est possible de mettre un serveur dédié pour une exploitation unique au sein de l’entreprise et exploité qu’en interne. Ou ce service peut être hébergé par un sous-traitant via un réseau IP VNP comme par exemple un opérateur en télécommunications. Soit ce serveur est dédié à l’entreprise grâce à une offre sur mesure, soit il est mutualisé entre plusieurs entreprises. On va alors parler d’Application Service Provider ou fournisseur d’applications en ligne (ASP) ou de Software as a Service (SAAS)
  • Principaux protocoles : on va voir apparaître plusieurs protocoles standardisés dans le monde internet. Quelques exemples : SIP Instant Messaging and Presence Leveraging Extensions (SIMPLE), Session Initiation Protocol (SIP)ou encore eXtensible Messaging and Presence Protocol (XMPP). Ils vont être très adaptés pour mettre en place les services multimédias.

 

Les bénéfices pour l’entreprise :

Ces produits de communications unifiés ont pour but en général d’améliorer la productivité d’une entreprise en rendant plus efficace les collaborateurs avec un rendement efficace grâce à un meilleur contrôle sur la gestion. On va donc trouver une utilisation quotidienne de ces produits au sein de l’entreprise pour par exemple :

  • Permettre des échanges rapides entre les services
  • Appeler en un seul clic sa liste de contact
  • Participer à des réunions à distance
  • Transférer à distance des documents
  • Limiter les déplacements pour de simples réunions

Il y a certains opérateurs en télécommunications qui vont très bien supporter les communications unifiées soit entre collaborateurs mais aussi en mode B to B, soit plusieurs sociétés entre elles.

 

Plusieurs incidences sur les salariés :

  • Le salarié peut « déménager » son bureau où il veut : soit sur un lieu de réunion mais aussi lors de déplacements à l’extérieur de l’entreprise comme l’hôtel, le domicile ou encore un aéroport. On gagne donc en hyper-productivité mais aussi en hyper connectivité.
  • Mais cela engendre aussi des risques. L’employé va être beaucoup plus joignable, même en dehors des heures de bureau, ce qui peut amener un stress supplémentaire, être plus dépendant de son employeur.

C’est dans ce dernier cas de figure que la gestion de présence est montrée du doigt. Partager son statut et son calendrier, y inscrire ses rendez-vous, communiquer sur l’ensemble des médias, c’est aussi accepter du même coup d’être joignable à tout moment, de permettre à l’entreprise d’avoir toujours main mise sur vous. Mais il faut que le salarié sache qu’il a le choix de publier ou non des informations le concernant. L’entreprise a le pouvoir de lancer des logiciels automatiquement dès l’ouverture de la session de l’ordinateur. Mais il ne faut pas oublier que ces outils ont été mis en place pour joindre plus facilement les utilisateurs, et que donc ce sont des personnes que l’on veut joindre et non un terminal.

Et même si l’entreprise veut tout contrôler, l’employé trouvera un moyen de contourner. Il est donc indispensable pour l’entreprise de définir des règles qui sont acceptables et applicables. Et c’est au salarié de gérer ses outils et non à l’entreprise. Cette génération Y déclarent, parlent, disent ce qu’elles pensent, et où elles sont grâce à des réseaux comme Facebook ou Twitter. Cette génération va avoir du mal à se servir des mêmes outils au sein de l’entreprise.

 

On distingue trois groupes de fournisseurs, acteurs du marché :

  • Les éditeurs de logiciels : ils possèdent une forte expertise sur l’application des outils et donc possède pratiquement le monopole sur le poste de travail : client de messagerie, agenda, ou traitement de texte. Il va donc y avoir Microsoft et IBM, les leaders dans ce milieu, qui sont présent dans 95% des entreprises. C’est eux qui sont à l’origine des outils de travail collaboratif et ils sont en train de développer des fonctions complémentaires comme la visio conférence ou la téléphonie. Ils vont les développer en interne en signant des accords types.
  • Dans les équipementiers en télécommunications avec une expérience du marché importante, on va trouver les groupe tels que: Aastra, Avaya, Cisco Syatems ou encore Nortel. Certains ont leurs propres logiciels de communications unifiés qui vont compléter leur serveur TolP. D’autres vont signer des accords avec d‘autres fournisseurs, d’autres groupes. On a donc certains cas où les fournisseurs vont être concurrents, d’autres cas où ils vont signer des accords entre eux. Ceci afin de compléter leurs compétences, se compléter dans certains domaines tout en étant en concurrence sur d’autres domaines.